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29/08/2022
O contador realiza um papel primordial para as empresas e para isso ocorrer é preciso que as empresas também cumpram seu papel e um deles é encaminhar os documentos contábeis relativos ao negócio para a contabilidade.
É muito importante manter seus documentos contábeis em ordem e em dia, afinal eles são aqueles que contêm informações que podem afetar a escrituração contábil do seu negócio.
Sendo eles documentos como notas fiscais, extratos de meios de pagamentos, documentos trabalhistas, documentos de recolhimento de tributos, dentre outros e alguns deles devem ser encaminhados obrigatoriamente todo mês ao seu contador.
Lembrando que desses através desses documentos o contador poderá elaborar a folha de pagamento, calcular os impostos a serem recolhidos, garantir a entrega das obrigações acessórias (DES, RAIS, DCTF, Sped Contábil, DMED, ECD, EFD, DEFIS) e elaborar os livros contábeis.
O departamento pessoal tem o objetivo de analisar assuntos burocráticos sobre os funcionários de uma empresa, ou seja, o departamento pessoal é um setor que cuida das funções relevantes para o funcionamento operacional das atividades.
Sendo assim, para uma boa relação entre empregador e empregador é necessário a organização da documentação deste vínculo, desta forma, os documentos encaminhados a este setor são os ligados a relação trabalhista.
Para que o departamento pessoal possa conseguir elaborar a folha de pagamento corretamente, colocando os devidos descontos e acréscimos é importante encaminhar a seguinte documentação:
Atestados Médicos;
Dados para lançar na folha de pagamento;
Faltas;
Hora extras;
Caso tenha algum autônomo enviar os documentos.
Outro fator importante é que para se organizar é necessário encaminhar os documentos assinados pelos colaboradores como:
Salários;
Pró-labore;
Férias;
Vale Transporte;
Vale Refeição;
Comprovantes dos recolhimentos de impostos tais como INSS, FGTS, IRRF.
Documentos relacionados a contratação e documentação do empregado também devem ser encaminhados a contabilidade.
Existem vários tipos e modelos de documentos fiscais no Brasil, e para que uma empresa possa se organizar junto ao fisco é necessário encaminhar documentações, cujo é registrar uma transação de compra e venda de produtos e/ou serviços entre uma empresa e uma pessoa física ou entre empresas. Os documentos principais, são:
Notas fiscais recebidas que não tenham sejam eletrônicas;
Conhecimento de transporte;
Comprovante de pagamento dos impostos como ISS, PIS, COFINS, CSLL, IRPJ ou DAS.
Arquivos Eletrônicos: Nota Fiscal Paulista, Redução Z, Arquivos do Sped Fiscal e XML’s das notas fiscais.
É importante encaminhar a documentação corretamente para que a contabilidade possa realizar seu trabalho, afinal descumprir com as obrigações pode levar a sonegação fiscal.
Os seguintes documentos também devem ser enviados a contabilidade, pois são imprescindíveis para o cumprimento das obrigações da empresa perante o Fisco. São eles:
Recibo de pagamento de água, luz, aluguel, condomínio, IPTU, internet, telefone;
Extratos bancários;
Extrato de aplicação financeira;
Extrato de cartão de crédito;
Contratos de serviços: seguros, financiamentos, leasing, locação;
Comprovantes de despesas diversas que não possuem notas fiscais de material de limpeza, combustível, transporte, recibo de estacionamento, despesas com correios entre outros;
Boletos diversos;
Comprovante de aquisição de bens;
Demais comprovantes de pagamentos que não constam nos extratos bancários.
Nota: é importante conferir com sua contabilidade quais documentos você deve encaminhar, afinal, cada empresa se enquadra em uma situação, sendo mencionados aqui um geral de alguns documentos.
Fonte : WCON Contabilidade e Consultoria
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